Lo standard selezionato per la descrizione del materiale archivistico è lo standard Dublin Core che garantisce l'interoperabilità con altri standard e strumenti per la ricerca delle risorse in rete. Questo standard per i metadati, infatti, consente di svolgere con maggiore precisione le attività di base che un sistema informativo deve garantire: identificazione, fruizione e conservazione delle risorse digitali.
In relazione all'attività di catalogazione e produzione di metadati è stata prodotta una struttura dati per la descrizione del materiale archivistico. Gli elementi scelti per la descrizione del materiale digitalizzato sono:
- Codice identificativo
- Oggetto
- Riferimento cronologico
- Data
- Luogo
- Numerazione carta
- Descrizione
- Soggetto
- Soggetto produttore
- Firmatario
- Destinatario
- Protocollo
- Nomi
- Luoghi
- Lingua
- Descrizione fisica
- Tipo documento
- Supporto
- Dimensioni
- Collocazione archivistica
- Serie
- Note
- Ente di appartenenza
- Fonti
L'insieme degli elementi descrittivi (base o estesi) sono il risultato di un lavoro di personalizzazione dovuto alle peculiarità del materiale conservato e vengono visualizzati nella consultazione del singolo documento o del gruppo di documenti solo se attribuibile all'unità archivistica esaminata.